DOCUMENTAZIONE

DOCUMENTAZIONE (App. II, 1, p. 798)

La definizione del termine "documentazione", come il complesso di attività intellettuali o scientifiche orientate a fornire agli studiosi il materiale informativo o documentario relativo a vari argomenti di studio, sottintende tutto un processo logico che va dal dato fattuale al dato bibliografico, dall'autore del documento all'utilizzatore, attraverso l'attività d'intermediazione propria del documentalista e delle tecniche messe in atto dallo stesso processo logico, processo che val la pena di approfondire preliminarmente.

Un qualsiasi evento, situato nel tempo e nello spazio, frutto esso stesso dell'attività di un soggetto definito nel tempo e nello spazio, è un dato fattuale a cui è collegabile un documento: dati fattuali e documenti che concorrono alla costituzione del patrimonio documentario, ma che sono innanzitutto fatti di cultura, intesa come attività umana in ogni espressione sia pure elementare; cosicché il documento, frutto dell'attività dell'uomo, è, al tempo stesso, testimonianza della cultura che egli stesso crea e definisce. La d., oggettivamente considerata, è in breve la somma di tutti i dati dell'attività umana e insieme la somma di tutte le relazioni intercorrenti tra quegli stessi dati. La storia culturale dell'umanità ha accentuato il valore della d. scritta: a relativa comprensione del fatto sta forse la facilità di trasmissione della stessa, specialmente dopo la scoperta della stampa (civiltà della stampa).

Le tecnologie più avanzate dell'era in cui viviamo ci permettono e ci spingono a porre, a fianco della d. scritta, quella visiva (cinema, televisione, ecc.), quella sonora (radio, registrazioni, ecc.), quella computerizzata (tutto il mondo dell'elaborazione elettronica dei dati); la riscoperta di nuovi valori c'impone poi tutta una riconsiderazione - a fianco della d. scritta - di quella artistica (in tutte le sue manifestazioni), di quella ambientale (paesaggio, nuclei storici, ecc.), del comportamento (in tutte le manifestazioni individuali e di gruppo o gruppi). In una visione globale è a questo punto difficile poter distinguere la d. secondo il puro criterio del supporto: perché quello che era documento scritto, oggi è anche sonoro (il testo di una conferenza a stampa, e la registrazione della stessa); quello che era artistico, oggi è anche scritto (una pittura, e la sua riproduzione); e così via. Oggetto della d. è, insomma, la massa di documenti che testimoniano dati dell'attività umana (o ad essi connessi) insieme con relazioni tra gli stessi, nei quali siano rilevanti - anche se non immediatamente evidenti - il soggetto (o protagonista), l'oggetto (avvenimento o argomento), il tempo (data) e lo spazio (luogo).

Quello che oggi va sotto il nome di "sistema documentario" implica in effetti momenti distinti che vanno dalla produzione della d., alla sua gestione e alla sua diffusione: è quindi evidente che un qualsiasi documento giunge all'utente solo attraverso le formalizzazioni che gli operatori del sistema introducono, e quindi attraverso un vero e proprio "filtro". Mancano a tutt'oggi studi adeguati sugli aspetti fondamentali della formalizzazione in campo documentario e sul suo impatto con l'utente, impatto di ordine logico oltre che psicologico. Non s'intende negare qui ogni validità alle formalizzazioni, ma si vuole sottolineare la loro relatività e al tempo stesso la necessità che esse siano mantenute più per gli aspetti formali e intacchino meno l'oggetto della d. destinato all'utente. Nel disegno unitario di un sistema integrato di d., che va dalla produzione (momento produttivo) alla gestione (momento archiviale) e alla diffusione (momento informativo), il problema delle formalizzazioni e della standardizzazione dev'essere affrontato in maniera globale in relazione alle necessità degli operatori all'interno del sistema nei tre momenti, e deve limitarsi ad aspetti formali in relazione ai rapporti interni tra gli operatori.

In considerazione della vasta problematica che il termine d. richiama, è utile tener presenti i vari termini ad esso collegati nei diversi soggettari, thesauri o subiect headings: biblioteconomia, library science; archivi, biblioteche, discoteche, fototeche, cineteche; centri di d., centri d'informazione bibliografica; bibliografia, classificazione dei documenti, indicizzazione, abstracting services, catalogazione; information storage and retrieval systems. Alla stessa d. si collegano poi i termini: tecniche della d., organizzazione della d., automazione della d., classificazione della d., terminologia della d., insegnamento della d.; il tutto a riprova di una sistemazione critica in atto dei tanti settori dai quali deriva il contenuto operativo del termine d. e che conservano evidente una loro autonomia. Il riferimento ai vari termini, in effetti, mette a fuoco i diversi angoli visuali sotto i quali il termine d. va considerato nei momenti su menzionati, in particolare quello archiviale e quello informativo.

Organizzazione della documentazione. - Definire l'organizzazione della d., o più sinteticamente un sistema documentario, implica scelte precise in ordine ai supporti materiali contenenti l'informazione da archiviare, ai depositi e alla gestione di quei supporti, ai supporti informativi d'intermediazione tra l'informazione e l'utente, alle modalità per il reperimento dei documenti in relazione alle esigenze informative dell'utente, alla diffusione dei supporti materiali, individuati come rilevanti e pertinenti per l'esigenza espressa.

La pratica organizzativa consente nella realtà tutta una varietà di scelte per le varie fasi su elencate: esistono così sistemi documentari con supporti materiali diversi o di un solo tipo o ricondotti a un solo tipo; con diversa gestione del deposito in monostruttura o in strutture decentrate, con o senza la presenza degli utenti; con una diversa varietà di supporti informativi d'intermediazione approntati per gli utenti o senza i supporti stessi; con modalità di reperimento dei documenti e dell'informazione puramente manuali, meccanografiche o automatiche, con l'intervento diretto dell'utente o di personale addetto; con la diffusione del supporto documentario originale o in copia, sul posto o a distanza. Le diverse situazioni sono, nella realtà, condizionate dalla diversa qualità del rapporto che un istituto, organismo o sistema documentario instaura con gli altri sistemi documentari, generali o speciali, che trattino d. di reciproco interesse: dove è però evidente che la migliore qualità del rapporto, specialmente se definito con un solo interlocutore, ha un limite nella necessità che ogni sistema documentario ha di definire in maniera individuale la propria d., le modalità di trattamento della stessa, la propria utenza.

Tecniche di documentazione. - Le moderne tecniche per la d. (modern documentation and information practices) offrono tutta una varietà di strumenti operativi in relazione alle scelte che si è inteso operare. Tralasciando taluni aspetti puramente materiali di quelle tecniche e che si riferiscono ai supporti documentari, alla loro conservazione e alla loro gestione, il momento documentario meglio si realizza nella preparazione degli strumenti informativi d'intermediazione, nella predisposizione di procedure idonee al reperimento dei documenti e alla diffusione degli stessi. Catalogare e classificare sono momenti essenziali nell'intermediazione d.-utente: rimanendo valida la soluzione full-text solo per quella d. che riferisce dati - sempre che la stessa si risolva in una massa ragionevole di caratteri e si sia predisposto un trattamento automatico di quei dati -, si è inserita per quella intermediazione l'attività del documentalista, l'individualità e la soggettività della sua azione essendo contenute da norme più o meno dettagliate.

La pratica del riassunto (abstracting and indexing services) è, al momento, diffusissima: ma essa è orientata all'utente solo per un giudizio di rilevanza e di pertinenza del materiale documentario rappresentato dai riassunti rispetto alle proprie esigenze d'informazione; e il riassunto è accessibile all'utente solo se si dispone di un trattamento automatico, altrimenti è necessario premettere allo stesso le varie chiavi di classificazione e di catalogazione; la pratica del riassunto richiede risorse umane non indifferenti e un maggior tempo per il trattamento di ciascun documento, e anche una specializzazione per settori, in pratica però scarsamente definibili; inoltre tale tecnica, pure diffusa sulla base di una pretesa oggettività, lascia ampio margine all'interposizione di elementi soggettivi e comunque nuovi tra il documento e il futuro utente; né vale, a eliminare una tale difficoltà, il pretendere dallo stesso autore l'abstract del suo scritto, perché non è affatto corretto pensare che un autore sia il miglior sunteggiatore del suo scritto: se non attraverso una preparazione tecnica, o meglio predisposizione concettuale-documentalistica, che in realtà è assurdo pretendere generalizzata.

La catalogazione per autore, con la sua varia normativa, è applicata in alcuni settori di d. a preminente carattere umanistico, e come individuazione di sottoinsiemi di d. legata alla produzione di un autore; lo stesso valga per tutte le voci di soggettazione riportanti nomi di persone (soggetti biografici), e, per altro verso, anche di luogo (soggetti topografici). La classificazione si concreta in una varietà di tecniche che vanno dall'estrazione di parole-chiave con un'intermediazione puramente grammaticale (sostantivi al singolare, aggettivi al maschile singolare, verbi all'infinito) liberamente accettate o con thesauri controllati, all'adozione di sistemi di classificazione gerarchici. Questi possono essere di tipo gerarchico puro o ad argomenti principali. I sistemi di tipo gerarchico puro vengono costruiti in modo da sfruttare al massimo il tipo di gerarchizzazione; nel sistema CDU (Classificazione Decimale Universale) vengono, per es., predeterminate dieci grandi classi, che possono pensarsi derivate da un'unica classe generalissima che le comprende, a ognuna delle quali viene assegnato un numero compreso tra 0 e 9: ciascuna di queste classi viene poi suddivisa in sottoclassi che conterranno documenti su argomenti affini ai precedenti ma rivolti a temi più specifici: la generazione delle diverse sottoclassi non avviene casualmente sui vari livelli della gerarchia, ma secondo un criterio (facet-formula) semantico piuttosto generalizzato (per es., argomento, genere, uso).

Nei sistemi gerarchici applicati in ambiti di d. sufficientemente vasti conviene ricorrere a diverse facet-formula opportunamente costruite per adattarsi alle esigenze degli argomenti più disparati contenuti nel sistema; potrebbe anche convenire il ricorso a facet-formula ricorrenti, derivate da una principale (per es., argomento, genere, uso). Va comunque sottolineato, che nei sistemi gerarchici puri la facet-formula ha solo una funzione indicatrice e non è necessario che venga rigorosamente seguita: il concetto di facet-formula viene introdotto in questi sistemi unicamente per fornire uno strumento mnemonico al fine di sveltire alcune operazioni di archiviazione. I sistemi di tipo gerarchico puro presentano l'inconveniente di un relativamente lento e pesante processo di archiviazione e d'indagine; essi inoltre si rivelano poco elastici di fronte al problema dell'aggiornamento delle classi nei livelli più alti, e anche nei livelli inferiori che sono rigidamente connessi ai primi. Un processo che affronta tali inconvenienti è quello seguito dai sistemi ad argomenti principali: questi sistemi sono cronologicamente più antichi dei precedenti e hanno ottenuto grandissimo sviluppo negli Stati Uniti e anche in Italia. Al grande albero gerarchico dei sistemi gerarchici puri vengono sostituiti tanti alberi di piccole dimensioni, indipendenti l'uno dall'altro e consistenti in un numero esiguo di livelli. Nei sistemi ad argomenti principali di tipo più evoluto gli alberelli sono collegati tra loro grazie all'impiego dei rimandi del tipo vedi e vedi anche (per es.: Soggettario a cura della Biblioteca nazionale centrale di Firenze, 1956).

Il metodo dei rimandi, anche se con una certa complessità, consente di reperire facilmente documenti la cui denominazione non sia quella più congeniale all'utente: esso risolve cioè, entro limiti piuttosto ampi, quello che comunemente viene indicato come il problema dei sinonimi. Il tipo di struttura, adottata nei sistemi ad argomenti principali, consente anche di aggiungere o cancellare, con notevole semplificazione rispetto ai sistemi gerarchici puri, nuove classi al sistema. Infatti, grazie alle piccole dimensioni di tali alberi, non è più necessaria una completa revisione dell'intera struttura e dei codici: basterà aggiungere o togliere agli alberi esistenti uno o più nuovi alberi, oppure con piccole alterazioni arricchire o sfrondare gli alberi già esistenti con nuove classi. Inoltre in questi sistemi, come in quelli gerarchici puri, si provvede in fase di archiviazione a fornire di più ingressi quei documenti che per il contenuto possono essere associati a più classi. Una tendenza attuale nelle moderne tecniche documentarie cerca di applicare la struttura dei sistemi ad argomenti principali ai sistemi a chiavi, per sfruttarne i vantaggi di un facile arricchimento del sistema e di un rapido processo di archiviazione e reperimento, pur garantendo entro limiti sufficientemente ampi la sicurezza del reperimento. La problematica di quest'ultimo è legata a difficoltà di ordine linguistico e semantico, proprie dell'incontro di due individualità culturali: quella del documentalista e quella dell'utente. Solo un adattamento graduale e continuo dell'uno verso l'altro consente nella pratica di superare quelle difficoltà che teoricamente potrebbero apparire insormontabili. Entrano in questo gioco adattativo le medesime iniziative di diffusione selettiva dell'informazione e di diffusione su profili di utenza, individuali o per gruppi.

Organizzazione della d. e tecniche documentarie richiedono a questo punto un giudizio di qualità che non può formularsi per le singole fasi e le singole procedure. Pur tuttavia possono indicarsi alcuni parametri che si riferiscono alla globalità della struttura documentaria. In linea generale le nuove procedure documentarie si orientano su alcune direttrici fondamentali: riduzione dei tempi per il soddisfacimento della richiesta dell'utente; possibilità d'interscambio di informazioni tra strutture diverse; riduzione delle distanze intercorrenti tra il luogo dove si manifesta l'esigenza e quello che detiene (o contiene) l'informazione che la soddisfa; semplificare le modalità di trasmissione del documento, inteso come strumento di lavoro per lo sviluppo culturale, e meno come frutto di una paternità culturale; riduzione dei tempi necessari per l'esecuzione di una qualsiasi singola procedura, che finirebbe con il condizionare il funzionamento dell'intero corpo di procedure; realizzazione di particolari comunicazioni bidirezionali (feed-back) per un controllo di efficienza e per le necessità di partecipazione.

Gli elementi che interagiscono nel sistema documentario vanno analizzati singolarmente e valutati nella loro entità e nel peso che essi presentano interagendo con gli altri. Ma sarebbe quasi impossibile un'analisi teorica preliminare che individui tutti gli elementi e i pesi di ciascuno; solo la costruzione di modelli e la loro operatività nel concreto possono permettere i necessari approfondimenti. Si parla perciò di sviluppo modulare del sistema, che gradualmente considera variabili più sofisticate e determina pesi sempre più articolati in relazione alle variabili.

Proprio in relazione ai parametri di qualità e di efficienza su esposti è divenuto quasi d'obbligo, nei moderni sistemi di d., il superamento e l'abbandono del trattamento manuale o meccanografico della stessa, per orientarsi verso procedure automatiche e in tempo reale. Ma l'introduzione del calcolatore nell'ambito della d. esaspera in certo modo le problematiche alle quali si è accennato sopra, anche se l'analisi preliminare e capillare delle singole procedure richiesta per il suo impiego permette poi il superamento di tante difficoltà. Innanzi tutto un sistema documentario che faccia uso del calcolatore impone che tutte le informazioni relative ai singoli documenti da trattare siano ricondotte a segnali digitali: così anche i documenti grafici, fotografici, forme microfiche, ecc., con difficoltà non sempre lievi e con risultati non sempre soddisfacenti; allo stato attuale della ricerca restano esclusi, tra l'altro, tutti i documenti sonori. Contestuale alla prima analisi del sistema documentario, e definita già al momento della raccolta e della memorizzazione dei dati, è l'evidenziazione dei singoli elementi che definiscono il documento per quel sistema documentario: individuare i singoli elementi e le loro singolari caratteristiche va sotto il nome di "etichettatura del documento", che in pratica è l'esplicitazione delle individualità di ogni singolo elemento nel contesto documentario generale. Il complesso delle etichette che si riferisce a un documento da archiviare costituisce un format, quasi uno stampo o un complesso di caselle che permettono l'individuazione del valore specifico e del significato di ciascun elemento in esse contenuto. Naturalmente il problema del format risulta più complesso in relazione a materiali documentari diversi (dati fattuali, dati bibliografici o a prevalente contenuto bibliografico) che s'intendono trattare. Memorizzato a quel modo il documento, assume un certo automatismo anche la fase relativa alla creazione dei supporti informativi d'intermediazione. Le soluzioni oggi in uso nei vari sistemi documentari vanno dall'esclusione di una qualsiasi intermediazione (per d. con prevalenza di dati fattuali e caratteri numerici) a un'intermediazione di carattere grammaticale, semantica o classificatoria (con corrispondenze tabellari interne al sistema).

Da notare che le intermediazioni, proprio perché costruite automaticamente, possono intervenire all'atto della creazione dell'archivio o all'atto del reperimento di documenti; la scelta dell'una o dell'altra soluzione è in relazione alle modalità di accesso utente-archivio (comparazione tra l'esigenza dell'utente e la d. archiviata), alla capacità di elaborazione del sistema e ai tempi ritenuti ottimali per la risposta, al coefficiente di aggiornamento della d. in archivio rispetto a quello di aggiornamento delle tabelle per l'intermediazione semantica o classificatoria. La soluzione ottimale nell'elaborazione elettronica dei dati rappresentata dalle tecniche in tempo reale - proprio per le caratteristiche che le definiscono - trova applicazione nei sistemi documentari, per la memorizzazione dei documenti e per la creazione dei supporti informativi d'intermediazione, che trattino d. a prevalente contenuto fattuale e di dati numerici; mentre per gli altri la soluzione ottimale è riservata alla fase del reperimento. Questa si attua con sistemi batch o colloquiali (on line), locali o remoti: ciò significa che un sistema documentario che usufruisce di mezzi elettronici può agevolmente - opportunamente configurato - disporsi come una rete che porti la d. più vicina all'utente che ne ha bisogno. La diffusione della d. e la definizione stessa della rete sono conseguenti alla definizione dei profili di utenza di gruppo o individuali. Ciascun utente ha nella realtà un suo profilo culturale che qualifica e rende (quasi) univoca la sua richiesta di documentazione. Poter tracciare profili omogenei degli utenti significa conoscere le loro necessità informative e meglio valutarle ai fini della gestione del sistema. Al profilo dell'utente può corrispondere una disseminazione della d. selettiva e in forme più adeguate alle concrete necessità. Ciò è possibile a condizione che il sistema documentario realizzato consenta quei meccanismi di controllo autoregolatori sulle reazioni degli utenti.

Il rendimento dei sistemi informativi documentali è stato sempre analizzato e valutato dalla parte dell'utente: per ciò che il sistema gli fornisce in termini di precisione, di rilevanza o di pertinenza. Ma per un più corretto giudizio sul sistema documentario è opportuno effettuare valutazioni sul processo di formazione e realizzazione della diffusione documentaria. In una tale prospettiva un documento dovrebbe risultare individuabile attraverso i seguenti caratteri distintivi: classificazione; impegno temporale (come misura del tempo necessario a effettuare la comunicazione dell'intero documento); ubicazione del documento (come dato necessario per l'ottimizzazione del processo di diffusione); costo, riferito sia al documento in sé, sia al momento della diffusione. La d., in quanto scienza, abbraccia il primo momento attivo (documentare, e in questa accezione, il particolare significato di d. come materiale che testimoni una qualsiasi attività di data processing - K. R. London, 1969), il momento oggettivo (raccolta di documenti) e quello riflessivo (documentarsi, fare uso della d.). Essa fa uso così di tutta una terminologia sua propria, richiede tutta un'azione di standardizzazione (Comitato tecnico ISO/TC46 "Documentazione"; Commissione tecnica UNI/DRD "Documentazione e riproduzione documentaria"), costituisce inoltre disciplina d'insegnamento a livello professionale e a livello accademico.

L'adozione di procedure automatiche nel processo documentario ha determinato tutta una sovrapposizione di concetti tra d. e informatica, intese ambedue come studio delle strutture del flusso delle informazioni scientifiche per operare e per prevedere. Meglio sarebbe conservare la distinzione, seppure non da tutti accettata senza ulteriori sottilizzazioni, che vede la d. come processo di raccolta, ordinamento, classificazione, selezione, diffusione e utilizzazione di ogni tipo di informazioni; e con il termine informatica indica generalmente i processi e i metodi di trattamento automatico dell'informazione resi possibili dalla diffusione e dallo sviluppo delle recenti tecnologie elettroniche.

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