UFFICI

UFFICI

(XXXIV, p. 606)

Tecnologie per l'ufficio. - Le attività lavorative eseguite negli odierni u. sono essenzialmente legate a tre tipi di operazioni: elaborazione, archiviazione e trasferimento delle pratiche. Per la rapida ed efficiente esecuzione di tali operazioni le aziende si avvalgono del contributo offerto dalle nuove tecnologie informatiche e di telecomunicazione, il cui connubio ha reso possibile l'integrazione di attività in passato separate e il miglioramento delle condizioni di lavoro. Con l'avvento dei nuovi prodotti dell'innovazione tecnologica il trattamento e lo scambio dell'informazione diventa l'attività principale attorno alla quale si organizza il lavoro; ciò comporta un processo d'integrazione delle singole operazioni che, per definizione generale, viene chiamato office automation.

Il sistema per l'automazione dell'u. permette all'operatore di consultare rapidamente dati e informazioni necessari all'istruzione delle pratiche, avvalendosi di un archivio elettronico centralizzato che contiene l'intero patrimonio delle informazioni utilizzate o prodotte dall'azienda. Usufruendo degli stessi strumenti impiegati per l'elaborazione dei documenti, è possibile anche trasferire rapidamente il prodotto confezionato sia all'interno dell'azienda (verso altre postazioni di lavoro), sia all'esterno (comunicando con altre aziende o clienti).

I vantaggi dell'applicazione delle nuove tecnologie sono molteplici: all'operatore è consentito controllare e gestire le singole attività operative, dall'inizio alla fine del ciclo produttivo, riducendo i tempi di elaborazione dei documenti e le energie impiegate per eseguire il lavoro. Ne consegue un processo di snellimento del lavoro d'u. che inevitabilmente determina una maggiore economia nei costi di gestione e il miglioramento della qualità della produzione.

L'automazione dell'u. nasce dall'interconnessione di due sistemi in origine indipendenti: il sistema informativo e il sistema per le telecomunicazioni. Questa fusione viene realizzata attraverso il collegamento telematico dei diversi u. dell'azienda, siano essi centrali o periferici, assicurando lo scambio istantaneo delle informazioni, indipendentemente dalla vicinanza o meno delle singole unità operative. Si configura una nuova prossimità, che definiremo di tipo informatico, la quale sostituisce l'originaria prossimità spaziale esistente fra i diversi u. e fra le varie componenti aziendali.

L'opportunità offerta dalle nuove tecnologie di telecomunicazioni consente la riorganizzazione delle aziende, in precedenza condizionate dal fenomeno della contiguità spaziale delle attività produttive, attraverso la scomposizione dei processi operativi in semplici transizioni, che si possono realizzare anche a enormi distanze. Il tutto è reso possibile dall'affermarsi di una nuova applicazione tecnologica −la telematica − nata dall'incontro fra televisione e calcolatore elettronico, con l'ausilio della rete telefonica pubblica. I successivi studi hanno consentito la realizzazione di una serie di dispositivi la cui diffusione ha contribuito all'affermazione dell'office automation all'interno delle odierne strutture aziendali.

Per realizzare l'interconnessione fra i due sistemi, quello informatico e quello per le telecomunicazioni, l'u. elettronico dev'essere dotato di una rete di supporto trasmissivo con funzioni di raccordo e di collegamento fra le diverse apparecchiature delle postazioni di lavoro. Questa rete locale di comunicazione è costituita generalmente da cavi coassiali in rame (come quelli usati per la rete telefonica pubblica), ma sono già allo studio soluzioni che impiegano le fibre ottiche; all'interno di tali supporti viaggiano a velocità istantanea le informazioni occorrenti agli operatori. La rete costituisce l'elemento di base dell'automazione su cui vanno a raccordarsi i differenti dispositivi elettronici. Tra questi dispositivi importante è il ruolo svolto dal videoterminale, attraverso il quale l'impiegato svolge le principali operazioni inerenti al proprio lavoro come l'elaborare testi, istituire pratiche, confezionare documenti e, non ultimo, trasferire dove occorre ciò che ha prodotto.

Nel videoterminale s'integra una serie di funzioni originariamente separate, funzioni in passato eseguite dalla macchina per scrivere, dalla fotocopiatrice, dalla calcolatrice da tavolo, dallo schedario, ecc., e attualmente svolte da un unico apparecchio. Il videoterminale è costituito: da una tastiera attraverso la quale l'impiegato imposta le operazioni; da una memoria centrale, che consente la rapida esecuzione delle operazioni richieste; da un visore sul quale vengono visualizzati i dati, le informazioni, i grafici, ecc., occorrenti all'elaborazione delle pratiche; da una stampante attraverso la quale è possibile riprodurre su carta i dati desiderati; da un videoregistratore predisposto alla riproduzione delle immagini proiettate sul visore. Anche l'apparecchio telefonico si configura come un terminale multifunzione, poiché alla sua originaria funzione legata alla comunicazione orale si sono affiancate alcune funzioni peritelefoniche, in passato eseguite da differenti apparecchi.

I principali dispositivi elettronici che conferiscono la multifuzionalità all'apparecchio telefonico sono: la memoria, che permette di registrare e comporre automaticamente numeri telefonici utili; il display, che consente di controllare la durata temporale della comunicazione e di conoscerne i costi; la segreteria elettronica, che assicura la registrazione o la trasmissione di comunicazioni in assenza dell'impiegato; il minielaboratore che, collegato alla tastiera telefonica, offre l'opportunità di eseguire calcoli matematici. All'elaboratore centrale, elemento fondamentale per l'automatizzazione dell'u., è affidato il compito di fornire immediate risposte alle richieste di calcoli e di informazioni impostate dagli impiegati sulla tastiera del videoterminale e trasmesse dalla rete locale aziendale. Per svolgere tale funzione primaria il dispositivo in questione deve poter garantire la raccolta, la memorizzazione e la gestione dei dati occorrenti per consentire l'effettuazione delle attività lavorative. Gli organi mediante i quali vengono esplicitate le operazioni richieste dal sistema informativo sono: la memoria di lavoro, sulla quale vengono registrati dati e programmi operativi; il governo, meccanismo con i compiti di controllo delle operazioni richieste; l'unità aritmetico-logica, che esegue i calcoli e le operazioni richieste dall'operatore; una specifica sezione finalizzata alla trasmissione dei risultati ottenuti. La capacità operativa dell'elaboratore centrale è proporzionata al numero dei videoterminali collegati, ma può aumentare, nel caso in cui le esigenze del sistema lo richiedano, sia estendendo la propria memoria di lavoro sia sfruttando la possibilità d'interazione con elaboratori esterni − mediante gateways (ponti) − che assicurano lo scambio di informazioni e dati fra due o più sistemi elaborativi.

Un grande archivio elettronico centralizzato, con funzione di banca-dati, ha il compito d'immagazzinare l'intero patrimonio delle informazioni trattate ed elaborate dagli operatori e di renderlo accessibile istantaneamente alle unità periferiche dell'azienda. La funzione del dispositivo in questione è di estrema importanza poiché le informazioni rappresentano le risorse primarie su cui è organizzato il ciclo produttivo dell'office automation. La banca-dati, collegata tramite la rete locale connettiva ai videoterminali e all'elaboratore centrale, assicura una gestione centralizzata delle informazioni con la quale è possibile attuare un rapido reperimento e trasferimento delle stesse nella direzione desiderata. Tale sistema consente inoltre l'aggiornamento costante e immediato dei dati gestiti dall'azienda e una drastica riduzione dello spazio occorrente all'archiviazione delle informazioni, poiché ai voluminosi incartamenti dei vecchi archivi manuali si sostituiscono dischetti e microfilmati di dimensioni estremamente contenute.

Per organizzare e regolamentare gli scambi d'informazioni e i flussi di comunicazione che si sviluppano sulla rete locale connettiva dell'azienda è stata ideata una centralina di servizio, cui è affidato il compito d'integrare i due diversi sistemi che confluiscono nell'impianto di supporto trasmissivo. Le differenti modalità di trasferimento delle informazioni (il sistema informativo utilizza modalità digitali, quello di telecomunicazioni della rete telefonica pubblica utilizza modalità di tipo analogico) impongono l'omogeneizzazione dei segnali e la compatibilità dei dispositivi che interagiscono sulla rete locale connettiva.

Tale integrazione è appunto realizzata da un sottosistema d'utente (PABX, Private Automatic Branch Exchange) nel quale confluiscono sia la funzione di centralina telefonica che la funzione di centralina di servizio del sistema informativo. L'integrazione dei segnali consente l'ulteriore impiego di dispositivi, ad alto contenuto tecnologico, che assicurano un ampio ventaglio di servizi telematici collaterali a quelli già descritti.

Tali servizi telematici collaterali sono essenzialmente di due tipi: servizi per la comunicazione elettronica e servizi di base per l'elaborazione dell'informazione. Alla prima categoria appartengono i sistemi di trasmissione audio-video-grafici a distanza fra più utenti.

Il servizio teletex consente l'invio a distanza, in tempo reale, di scritti fra postazioni di lavoro; speciali dispositivi di conversione trasformano il messaggio in impulso elettrico. Il segnale viene inviato sulla rete telefonica pubblica attraverso linee commutate e raggiunge il terminale del destinatario, che è opportunamente predisposto ad accogliere e riconvertire graficamente il messaggio.

La posta elettronica è un servizio che sfrutta l'identico sistema d'invio del teletex, ma il recapito del destinatario diventa una casella elettronica (spazio di memoria inserito nell'elaboratore elettronico). Il destinatario può prelevare, dietro preavviso, il messaggio che gli è stato spedito tramite videoterminale e visualizzarlo sul proprio apparecchio.

Anche il servizio fac-simile (o fax) è finalizzato alla trasmissione a distanza di scritti e grafici, ma si avvale di specifici terminali che convertono le lettere e i segni in impulsi elettrici. I segnali vengono inviati sulla linea telefonica commutata attraverso la quale raggiungono il terminale del destinatario che riconverte l'impulso, trasferendo la comunicazione su carta.

Il servizio videotex è un sistema di consultazione a distanza organizzato sulla diffusione dell'informazione per immagine; il dato richiesto compare direttamente sullo schermo televisivo o sul visore del computer sfruttando la linea commutata della rete telefonica pubblica.

Il servizio teletext è un sistema analogo al videotex, ma si avvale di una comunicazione unidirezionale, diretta dalla fonte all'utente senza che vi sia, da parte di quest'ultimo, la possibilità d'intervenire con richieste specifiche. Le informazioni vengono proiettate, sotto forma di rubrica, sullo schermo televisivo e l'utente può soltanto bloccare, con il telecomando, le pagine sulle quali compaiono notizie interessanti. Con la teleconferenza infine si accede al mondo della videoinformazione globale, cioè dello scambio interattivo di immagini in movimento a distanza fra più utenti. Il funzionamento del servizio è affidato a un collegamento video e audio bidirezionale, stabilito tramite la rete telefonica pubblica. La trasmissione avviene in video-lento poiché l'immagine si forma sullo schermo ogni 7/8 secondi.

Alla categoria dei servizi di base per l'elaborazione dell'informazione appartengono quei servizi forniti dalle banche-dati esterne all'azienda che contribuiscono, con la loro offerta di dati, all'acquisizione di conoscenze indispensabili allo svolgimento del lavoro d'ufficio. Le banche-dati si prefiggono di diversificare e specializzare l'informazione raccolta e di operare, quindi, un'integrazione del dato originario con ulteriori acquisizioni. Su tale criterio sono organizzati i servizi di rete a valore aggiunto, sinteticamente denominati VAS (Value Added Services), la cui diffusione avviene soprattutto nell'ambito di aziende tecnologicamente avanzate per le caratteristiche del servizio fornito.

L'adozione delle nuove tecnologie informatiche e di telecomunicazione ha certamente contribuito a determinare impatti, sia diretti che indiretti, negli ambienti di lavoro. L'esigenza di collegare con sistemi informatici i vari u. dell'azienda, per garantire l'installazione di supporti trasmissivi con i quali facilitare lo scambio dell'informazione, ha comportato significative trasformazioni dello spazio fisico. Attualmente si progettano ambienti per u. estremamente flessibili, all'interno dei quali le divisioni fra le postazioni di lavoro non sono più stabilite da pareti o setti murari (strutture fisse) ma dall'arredo stesso (struttura mobile). Inoltre la necessità di realizzare una rete locale di telecomunicazioni impone la progettazione di adeguati condotti che − a seconda dei casi − vengono localizzati all'interno dei pavimenti, nel soffitto o inseriti nelle pareti divisorie verticali. Tali condotti devono poter garantire il rispetto dell'estetica degli ambienti di lavoro senza comprometterne la funzionalità e lasciando integra la possibilità di manutenzione degli impianti.

Un altro problema affrontato nella progettazione dei nuovi u. si riferisce al condizionamento dell'aria. L'uso dei videoterminali e la concentrazione delle apparecchiature elettroniche nell'ambiente di lavoro determinano un aumento del calore prodotto, per cui occorre stabilire condizioni ottimali di ventilazione, poiché i limiti di tolleranza dei dispositivi elettronici, nei confronti del calore, sono estremamente esigui. La temperatura dovrebbe mantenersi stabile, su valori normali, per evitare fenomeni di contrazione o di espansione dei nastri o dei dischetti inseriti negli elaboratori e nei terminali.

Per quanto attiene gli effetti indiretti, e quindi non spaziali, determinati dall'uso delle nuove tecnologie, le tendenze principali vanno nella direzione di una profonda riorganizzazione del mondo del lavoro, con la definizione di nuovi modelli e cicli produttivi legati alla diversa articolazione delle attività di base eseguite dalle singole unità operative e la conseguente modificazione delle procedure decisionali da parte dell'azienda (v. anche organizzative, tecnologie, in questa Appendice).

Il cablaggio degli ambienti di lavoro, la flessibilità degli spazi, l'esigenza d'installare sofisticati impianti tecnologici hanno contribuito a modificare lo stesso edificio nel quale sono inseriti gli uffici. Sono così nati fra la fine degli anni Settanta e gli inizi degli anni Ottanta i primi smart buildings, ovvero edifici intelligenti, attraverso i quali i progettisti hanno cercato di fornire soluzioni adeguate all'esigenza di coniugare l'innovazione tecnologica con l'architettura.

La caratteristica principale di tali edifici è la gestione razionale degli spazi e delle funzioni interne, che sono state suddivise in tre categorie: funzioni di gestione dell'informazione; funzioni di controllo degli impianti tecnologici installati; funzioni di telecomunicazione. La loro integrazione determina l'intelligenza dell'edificio, cioè la gestione razionale dell'impianto. Un supercalcolatore è il cervello dell'edificio intelligente, avendo il compito di regolare i sistemi di automazione, climatizzazione, sicurezza e di telecomunicazione installati. Il sistema sperimentato contribuisce ad abbassare notevolmente i costi di esercizio e di manutenzione, che sono elevati per strutture edilizie di grosse dimensioni, e nel contempo assicura la configurazione di spazi interni flessibili, particolarmente adatti ad accogliere le continue trasformazioni dettate dall'uso delle nuove tecnologie informatiche e telematiche.

La presenza nello scenario urbano futuro di edifici intelligenti, opportunamente collegati fra loro tramite reti telematiche terrestri, dovrebbe consentire la configurazione spaziale di ciò che gli esperti urbanisti chiamano città cablata. In essa la localizzazione ottimale delle funzioni urbane e la gestione razionale delle risorse esistenti, con l'ausilio dell'innovazione tecnologica, dovrebbero assicurare il superamento dei problemi che attualmente condizionano il funzionamento degli insediamenti urbani, in particolare dei problemi legati alla concentrazione delle funzioni localizzate sul territorio e alla conseguente mobilità urbana. Una prima risposta può essere quella di sostituire grosse aliquote di spostamenti fisici nelle città con il semplice scambio dell'informazione, e di affidare alle nuove reti di telecomunicazioni (telematiche) il compito di organizzare e gestire tale cambiamento. Ciò che si registra nel mondo degli u., con l'adozione delle nuove tecnologie, è inevitabilmente destinato a propagarsi nelle città, e poiché la comunicazione elettronica rappresenta il fattore centrale di tali trasformazioni è possibile senz'altro ipotizzare, già da oggi, il mondo come un unico ''grande villaggio'', nel quale l'informatica e la telematica avranno un ruolo fondamentale nella vita e sul futuro dell'umanità.

Bibl.: S. Ferri, L'ufficio del futuro, Venezia 1983; M. Missikoff, La telematica. Tecnologie, applicazioni e riflessi sociali, Roma 1984; G. Vincent, J. Peacock, The automated building, Londra 1985; A. Cecconelli, A. Tomassini, Trasmissione dell'informazione dalla telegrafia e telefonia di base ai servizi telematici, Bologna 1987; R. Glucksmann, La telematica nell'ufficio, Milano 1987; C. Carmeli, La telematica nella società di oggi, Collana Informatica, 3, Brescia 1988; H. A. Salomon, Informatica direzione aziendale e organizzazione del lavoro, Milano 1988; La città cablata. Un'enciclopedia, 3 voll., a cura di C. Beguinot, Napoli 1989; L. Busti, C. De Nard, Gli edifici intelligenti. Aspetti generali e di progetto, Milano 1989; G.P. Lepore, Informatica per le aziende, Roma 1989; U. Sgubbi, S. Farina, A. Gava, La telematica, Milano 1989; Città cablata e nuova architettura, 3 voll., a cura di C. Beguinot e U. Cardarelli, Napoli 1992.