Si tratta di un provvedimento amministrativo, normalmente a carattere retroattivo, che può essere adottato da una pubblica amministrazione nell’esercizio di una funzione di controllo. In particolare, un’autorità (od organo) amministrativo, una volta valutata la legittimità e/o l’opportunità di un atto emesso da altra autorità (od organo), esprime un giudizio favorevole, con la conseguenza che l’atto approvato è in grado di produrre tutti i suoi effetti, già sospesi in attesa del giudizio favorevole dell’autorità controllante.
L’approvazione non fa parte della fase costitutiva dell’atto controllato, ma rientra piuttosto nella fase cosiddetta integrativa dell’efficacia di quest’ultimo, vale a dire nella fase in cui un atto, già perfetto e completo in tutte le sue parti, è temporaneamente privo dell’idoneità a espletare i suoi effetti e si iscrive perciò tra le condiciones iuris. Ne consegue che le approvazioni che rientrano nella fase costitutiva dell’atto (per es., l’approvazione degli strumenti urbanistici o l’approvazione di una graduatoria concorsuale) sono riconducibili, piuttosto, alla figura dell’atto amministrativo complesso.
L’approvazione si distingue dai visti, poiché in questi ultimi il sindacato esercitato è limitato alla sola legittimità, mentre nell’approvazione è esteso al merito; si differenzia inoltre dalle autorizzazioni, perché queste ultime riguardano non solo atti, ma anche attività materiali e incidono sulla validità e legittimità degli atti e non, come l’approvazione, soltanto sulla loro efficacia; si distingue infine dal nulla osta, poiché non rientra, come quest’ultimo, nella fase costitutiva del provvedimento finale.
L’approvazione trovava larga applicazione nei rapporti fra Stato e persone giuridiche pubbliche e nella materia dei contratti pubblici, ma con il passare del tempo ha assunto carattere recessivo. Essa deve essere sempre data in forma espressa: deve essere comunicata all’autorità che ha emanato l’atto approvato, ma non è recettizia, e quindi produce effetti dal momento dell’emanazione, e non della comunicazione.