documentazione

Insieme di documenti o di prove e informazioni raccolte.

Un’informazione si trasmette nel tempo e nello spazio attraverso un supporto fisico che, insieme al contenuto concettuale, costituisce l’oggetto della d., nelle sue varie forme: d. scritta, sonora, visiva, automatica. La diversità dei supporti fisici determina le modalità di trattamento e conservazione, richiedendo tecniche specifiche e istituzioni storicamente determinate (archivi, biblioteche, cineteche ecc.).

Sul piano metodologico, le attività di d. trasformano l’insieme dei documenti, qualunque sia il supporto, in un sistema omogeneo di informazioni che descrivono il documento negli elementi costitutivi. La reperibilità dei contenuti è consentita dall’analisi concettuale, che individua i contenuti semantici con i loro nessi, e dalla selezione dei termini d’indice o descrittori, adatti a rappresentare il concetto.

L’attività di indicizzazione richiede l’uso di thesauri, lessici, glossari, strumenti necessari per la scelta dei termini descrittori e la comunicazione internazionale in ambiti specialistici. Per la d. scritta, le metodologie e le tecniche impiegate coincidono in gran parte con le attività biblioteconomiche e bibliografiche. Accanto alle biblioteche, che sempre più svolgono funzioni di d., sorgono, nei vari settori della produzione e dei servizi, i centri di d., strutture dove la raccolta e il trattamento delle informazioni sono finalizzati alla selezione e aggiornamento di dati relativi a specifici interessi nei vari campi (ricerca scientifica, tecnologia, industria, economia e finanza ecc.), con particolare riguardo alla ‘letteratura grigia’ (atti non pubblicati), di difficile reperibilità nei normali circuiti editoriali. L’informatica ha consentito il massimo sfruttamento delle risorse informative e le basi di dati mettono a disposizione, in tempo reale e in aree vastissime, dati provenienti da ogni parte del mondo.

Nel 1895 fu fondato, a Bruxelles, da P. Otlet e da H. La Fontaine, l’Institut international de bibliographie, divenuto nel 1938 Fédération internationale de documentation (FID), poi (1986) Fédération internationale d’information et de documentation, per incentivare la ricerca e lo sviluppo delle attività documentarie. La FID ha promosso studi sulle basi teoretiche della d., sulla terminologia, sulle metodologie classificatorie, e curato una delle più importanti pubblicazioni del settore (FID New bulletin, International Forum for information and documentation, Linguistic and documentation). Dal 2001 ha sospeso la sua attività. Altre strutture internazionali sono gli ISO/TC (Technical committees della International organization for standardization), che devono uniformare a livello internazionale tecniche e metodologie.

Nelle aziende, la d. di un prodotto o di un servizio è un insieme di informazioni, opportunamente organizzate e presentate, che accompagna tutta la vita del prodotto o del servizio stesso, crescendo man mano che ne vengono definite e/o modificate le specifiche con maggiore dettaglio.